¿Cómo establecer una política exitosa de BYOD en 7 pasos?

imagen: trendmicro.es

Cuando las empresas optan por la opción de permitir que sus empleados traigan al trabajo sus propios dispositivos móviles y trabajen con ellos (ésta práctica es más conocida como BYOD o Bring Your Own Device (en inglés: traiga su propio dispositivo), se abre un campo de nuevas posibilidades laborales tanto para la empresa como sus trabajadores que en muchos sentidos son beneficiosas para ambas partes.
Pero el hecho de que la empresa permita a sus empleados llevar sus propios PC y dispositivos, no quiere decir que el empleado ahora sí pueda ser libre en el uso de los equipos y que no exista un control por parte de la compañía.
Por eso existen ciertas pautas básicas que deberían ser adoptadas por las empresas a la hora de implementar una política corporativa (o de buenas prácticas) de BYOD. ¿Cuáles serían estas pautas?

1. Establecer pautas mínimas de utilización: Por supuesto, no existe un manual infalible aplicable a todas las empresas, pues cada una verá cuáles son los puntos más convenientes. Pero ante todo es indispensable establecer qué tipo de comportamientos son aceptables y cuáles no, y a qué tipo de información podrá tener acceso un usuario específico y a qué información no. Más aún, se debe establecer qué usuarios tendrán acceso a determinada información. Todo esto podría resumirse en algo que podría llamarse «pautas de uso aceptable».

2. Selección de los equipos y versiones: Habría que seleccionar qué tipos (y marcas) de dispositivos, tabletas, pc…y qué versiones de estos equipos tendrán acceso a la información de la empresa.

3. Explicar la política de uso y reembolso de los dispositivos: las empresas pueden en ciertos casos prestar, alquilar o simplemente subsidiar el uso de los equipos bien sea suministrando el equipo mismo o asumiendo la totalidad o parte de los costos de utilización y mantenimiento. Esto debe quedar claramente definido por escrito en un manual de buenas prácticas. Aquí también se incluiría la parte explicativa de cómo se asumen los costos del equipo en caso de daño, pérdida o robo.

4. Seguridad de datos y aplicaciones: y hablando de cuestiones de seguridad, también hay que implementar políticas mínimas de seguridad de datos. Por ejemplo, es muy común establecer listas negras de aplicaciones que no deberían usarse dentro de la empresa o cuando se está usando el equipo para trabajo corporativo. La política de seguridad de la empresa debe dejar claro que el departamento de TI de la empresa tiene la potestad de bloquear o impedir el acceso a aplicaciones que se encuentren en listas negras y que violen las políticas de seguridad y buenas prácticas de la compañía. Otro aspecto que se debe cubrir es el asunto de la seguridad de datos, los antivirus, las configuraciones de firewalls y demás softwares de seguridad.
Aparte de lo anterior, es indispensable establecer cuál es la información que la empresa considera «sensible» y qué se debe hacer en caso de una brecha de seguridad o fuga de información (incluso se deben explicar las consecuencias legales de infringir estas normas).

5. Utilizar un software de administración de dispositivos móviles o (MDM): esto le permite al departamento de TI tener mayor monitoreo sobre los smartphones, controlar acceso a la información e incluso borrar datos. La utilización de este software forma parte de algo mayor: la gestión de la movilidad empresarial, que debe actuar de la mano con las políticas de buenas prácticas de BYOD.

6. Ponerlo todo por escrito: indispensable para darle seriedad y transparencia a toda la gestión. Por eso no solo basta con escribir un manual de buenas prácticas, también hay que involucrar de lleno al empleado (éste puede firmar un contrato de compromiso del buen uso de BYOD) para que funcione.

7. Definir las fronteras entre el uso personal y el uso para negocios del dispositivo: esto puede resultar problemático debido a que la línea entre la protección y seguridad de los datos de la empresa y la violación de la privacidad es muy delgada. Por eso lo mejor es asesorarse legalmente, de un abogado experto, para saber cuáles son las leyes que regulan las políticas de BYOD y evitarse así problemas y pleitos.