Qué es la tercera ola de movilidad empresarial y cómo sacarle partido: 5 tips

imagen: blog.zyncro.com

Cuando hablamos de olas de movilidad empresarial nos referimos a las etapas que ha tenido  la movilidad empresarial desde que aparece esta tendencia hasta el día de hoy. De esta manera tenemos 3 olas o etapas:

1. La primera ola o etapa correspondió a la época en en que los empleados comenzaron a trabajar con laptops, el medio de comunicación y envío de mensajes corporativos era a través del correo electrónico y las redes para conexión a internet eran 2G.
2. La segunda ola comienza cuando aparecen los smartphones y con ellos las aplicaciones empresariales. La conexión a internet avanzó de 2G a 3G.
3. Ahora en la tercera ola o etapa de movilidad empresarial han aparecido las tablets como herramientas de trabajo corporativo. La conexión a internet se realiza desde cualquier parte siempre que haya conexión a Wi-Fi, y además aparecen políticas empresariales de trabajo móvil, estrategias como BYOD, CYOD o COPE.

Pero además en esta tercera ola de movilidad empresarial, el empleado móvil tiene más autonomía para decidir cómo quiere trabajar: se le ha permitido utilizar sus propios dispositivos (a menos que la empresa decida otra cosa y adopte otra política distinta a BYOD), para realizar su trabajo más productivamente. Esto también redunda en un mayor bienestar laboral, pues los desplazamientos se han reducido y la calidad de vida de muchos ha crecido.

Por supuesto, en esta etapa los riesgos de seguridad con estas políticas se han incrementado y conservar los datos corporativos seguros constituye un desafío para las empresas si afectar la productividad y eficiencia de los empleados móviles.

Hoy en día las  empresas ya cuentan   con soluciones  MDM (Mobile Device Manager) para administrar  eficientemente  las conexiones y aplicaciones de todos los dispositivos que pueden tener acceso a los datos de las empresas.

¿Ahora bien: cómo sacarle partido a esta tercera ola de movilidad empresarial?

Tenemos a continuación 5 tips que son indispensables para sacar el máximo provecho:

1. No tenerle miedo a la autonomía de los empleados móviles: esto va dirigido a los jefes, directivos y demás que todavía conservan en su mente una idea antigua de lo que debe ser un empleado (sentado en su oficina 8 horas). Por supuesto, para una buena gestión de la movilidad empresarial, la empresa debe implementar políticas de control adecuadas.
2. Comunicarse con frecuencia con los empleados móviles: indispensable. Muchos proyectos y estrategias BYOD puede que no funciones como deberían por falta de comunicación. Hoy en día las herramientas de comunicación son excelentes y numerosas (soluciones para videoconferencias y reuniones a distancia como GoToMeeting de Citrix por ejemplo), o simplemente escribir un e mail o  llamar por teléfono al jefe inmediato para reportarse  puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.
3. Establecer políticas de metas para empleados móviles: al estar fuera de la oficina, un empleado móvil puede ser más productivo y aprovechar mejor su tiempo, pero también corre el riesgo de dispersarse y distraerse con otras labores ajenas a la oficina (pensemos en las labores domésticas). Así que se deberían establecer metas diarias para que el empleado aproveche bien su tiempo y planifique sus actividades como quiera pero cumpliendo con los mínimos laborales.
4. Pasar ciertos días en la oficina: muy importante, el empleado debe pasar tiempo físico en la oficina, e interactuar con el equipo de trabajo. No debe perder la conexión física con la empresa. Esto con el fin de promover las buenas relaciones laborales, el trabajo en equipo y evitar el aislamiento.
5. Garantizar acceso a la tecnología y aplicaciones necesarias para trabajar: la empresa debe encargarse y supervisar que el trabajador móvil cuenta con el equipo adecuado para trabajar remotamente  sin problemas.

3 errores que se cometen mucho con la estrategia BYOD o CYOD de movilidad empresarial

Optar por la movilidad empresarial adoptando una estrategia BYOD puede ser muy acertada y enriquecedora. Puede estimular al empleado móvil y favorecer un aumento en su productividad y en su flexibilidad laboral…pero…
Pero también se puede caer en errores que produzcan el efecto contrario de todo lo que se busca ganar con movilidad empresarial, es decir, que el usuario se distraiga, se desconcentre, deje de ser productivo y eficiente…
Por eso hoy tenemos enunciados rápidamente los 3 errores más comunes que cometen los empleados móviles a la hora de implementar una estrategia BYOD:
1. Enfocarse demasiado en el dispositivo móvil: en esta categoría entra lo relacionado con la obsesión por tener el último dispositivo y pensar que no se puede trabajar correctamente si no se dispone de la última versión de Smartphone, con mayor memoria de almacenamiento, más veloz…
2. No respetar los límites de los usuarios finales (cuando un equipo o dispositivo móvil es utilizado por varios usuarios). Esto suele pasar con estrategias CYOD o COPE cuando se comparten los equipos con otros empleados m{oviles. Es un tema que concierne sobre todo a la seguridad de los datos.
3. No interactuar suficientemente con los empleados fijos: esta también es otra tentación que tienen los empleados móviles, pues pueden “desconectarse” demasiado de la oficina física, trabajar de forma muy individualista con su Smartphone o cualquier dispositivo y olvidarse un poco de la noción de “trabajo en equipo”.

3 tendencias de la movilidad empresarial en los próximos 5 años

imagen: citrix.com

Si se quiere determinar el éxito de una empresa a corto plazo, es necesario verificar cuál es el estado de la empresa en cuanto a movilidad empresarial (o la actitud o disposición de una empresa para adoptar estilos de trabajo móvil).

En efecto, Citrix ha determinado que el éxito de una empresa en cuanto a movilidad empresarial va relacionado con la capacidad que tengan los trabajadores y empleados para flexibilizar su estilo de trabajo y poder trabajr con mayor libertad, desde su dispositivo móvil. A esta conclusión llegó Martin Duursma, quien es director de la Oficina de Gerentes de Informática de Citrix, al presentar el informe Technology Landscape.

Enfín, son 3 tendencias las que marcarán la diferencia y serán definitivas para el éxito empresarial y las buenas relaciones entre empleados y directivos de empresas:

1. La primera tendencia se concentra en destacar la mayor importancia de la opinión de los empleados en relación con su experiencia de trabajo. En efecto, estos trabajadores digitales serán quienes determinen cómo, cuándo y dónde se sienten más cómodos trabajando. Las nnuevas generaciones exigirán que las empresas incorporen prácticas de BYOD o CYOD, y las empresas que hagan eco de esta petición, atraerán a los empleados mejor formados y más productivos.

2. Auge de la «ventaja personal digital»: que podría definirse como el conjunto de herramientas informáticas, tecnológicas, de IT…que le permiten a los usuarios trabajar mejor, más rápido (y no sólo trabajar sino en general vivir con más facilidades tecnológicas, mayor disponibilidad de datos…)

De acuerdo con el informe de Tecnología ya mencionado, se puede apreciar la importancia de la «ventaja digital personal»  cuando los usuarios logran tener control de 5 competencias, a saber: transparencia en el manejo de dispositivos móviles diversos (muy importante a la hora de manejo de datos empresariales), capacidad para administrar gran cantidad de información, manteniendo al mismo tiempo el enfoque y atención, capacidad de aprendizaje rápida y veloz, posibilidad de recibir asistencia digital en tiempo real cuando sea necesario y capacidad de redistribución del tiempo, flexibilizando el horario de trabajo con la ayuda de la informática en lo referente a automatizar procesos (con esto se aumenta la productividad).

3. Mayor creatividad y colaboración entre más tecnología disponible: las empresas que creen aplicaciones para ofrecer servicios y productos útiles que respondan a necesidades reales en tiempo real, y que empleen estrategias de marketing on line creativas, y en suma, las compañías que se reinventen apoyadas por departamentos de IT serán las que dominarán el mercado.

¿Cómo escoger entre una estrategia BYOD o CYOD para la empresa?

¿BYOD o CYOD…cuál es mejor para mi empresa?

Primero que todo hay que distinguir la diferencia entre las dos siglas (en inglés):
Cuando hablamos de BYOD, se trata de la conocida sigla Bring Your Own Device (traiga su propio dispositivo móvil). Mientras que cuando hablamos de CYOD (término menos conocido) hablamos de Choose your own device (o sea escoja su propio dispositivo).

¿Qué significa esto en materia de productividad y disminución de riesgos de seguridad para una empresa?

Para entender un poco mejor, veamos la siguiente infografía donde nos mencionan las ventajas y desventajas de cada uno de estos términos en la práctica

Infografía Raona – BYOD vs CYOD

Recordemos entonces que como ventajas, una estrategia BYOD sobresale en la facilidad y flexibilidad que se le concede a los empleados al administrar la información que deben manejar de la empresa desde sus dispositivos móviles. Igualmente esto aumenta la productividad.
Y como desventaja principal está el riesgo de fuga de información corporativa, brechas informáticas, pérdida de información clasificada si el dispositivo es robado o se pierde…en suma, los riesgos clásicos de seguridad de datos.

¿Entonces qué ventajas o desventajas tiene una estrategia CYOD?
Como ventaja, tenemos que la seguridad de los datos mejora considerablemente pues la empresa es la que pone a disposición del empleado diferentes dispositivos para que él escoja cual le conviene más en un momento dado, pero sin que se comprometa la seguridad de los datos, al no tratarse de dispositivos personales o privados, pues el empleado accede a las aplicaciones permitidas a través de accesos seguros.

Por otra parte para la empresa, la estrategia CYOD ofrece menos flexibilidad para los usuarios y por otra parte como la empresa asume el costo de los equipos utilizados, debe invertir más en IT y en dispositivos.

Es cuestión de cada empresa entonces discernir qué le resulta más conveniente en materia de estrategias de movilidad empresarial.